1. Správca osobných údajov
1.1. Správcom osobných údajov je: DomusDigital, s.r.o. IČO: 23956780 Sídlo: Korunní 2569/108, 101 00 Praha (ďalej len "Správca").
1.2. Kontaktné údaje Správcu pre otázky k ochrane osobných údajov: E-mail: info@dokumentarna.cz
2. Aké osobné údaje spracúvame
2.1. V súvislosti s prevádzkou služby Dokumentárna.cz spracúvame najmä tieto kategórie osobných údajov: identifikačné údaje: meno, priezvisko, názov firmy, IČO, DIČ, kontaktné údaje: e-mailová adresa, prípadne telefón, fakturačná adresa, údaje o používateľskom účte: prihlasovací e-mail, nastavenie účtu, prístupové oprávnenia, fakturačné a platobné údaje: údaje na daňových dokladoch (neukladáme čísla platobných kariet, ak sú spracovávané platobnou bránou tretej strany), technické údaje: IP adresa, logy prístupov, informácie o zariadení a prehliadači, údaje o používaní služby: logy operácií v systéme (napr. vytvorenie, úprava, vymazanie dokumentu, prihlásenie, nastavenie).
2.2. Prostredníctvom služby môžu byť ukladané aj dokumenty obsahujúce osobné údaje tretích osôb (napr. zmluvy, faktúry, interná evidencia). Voči týmto údajom vystupuje Správca obvykle ako spracovateľ, zatiaľ čo Používateľ je správcom týchto osobných údajov. Práva a povinnosti v tejto úlohe môžu byť upravené samostatnou zmluvou o spracovaní (DPA).
3. Účely a právne základy spracovania
Osobné údaje spracúvame len v nevyhnutnom rozsahu pre tieto účely:
3.1. Poskytovanie služby Dokumentárna.cz: založenie a správa používateľského účtu, prevádzka, údržba a rozvoj služby, zákaznícka podpora. Právny základ: plnenie zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR).
3.2. Fakturácia a účtovníctvo: vystavovanie daňových dokladov, plnenie povinností v oblasti účtovníctva a daní. Právny základ: splnenie právnej povinnosti (čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR).
3.3. Komunikácia s používateľmi: odpovede na otázky, riešenie incidentov, informovanie o zmenách služby. Právny základ: plnenie zmluvy a oprávnený záujem (čl. 6 ods. 1 písm. b) a f) GDPR).
3.4. Zlepšovanie služby a ochrana systému: štatistické a analytické účely, monitorovanie výkonu a bezpečnosti systému, prevencia zneužívania služby. Právny základ: oprávnený záujem Správcu (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR).
3.5. Marketingová komunikácia (napr. newsletter): zasielanie informácií o novinkách služby, zmenách tarifov či funkcií. Právny základ: oprávnený záujem Správcu alebo súhlas, ak je vyžadovaný (čl. 6 ods. 1 písm. a) a f) GDPR). Používateľ sa môže kedykoľvek odhlásiť z odberu obchodných správ.
4. Doba uchovávania osobných údajov
4.1. Osobné údaje uchovávame len po dobu nevyhnutnú pre príslušný účel spracovania: údaje súvisiace so zmluvným vzťahom – po dobu trvania používania služby a potom po dobu nevyhnutnú pre prípadné nároky (obvykle 3–5 rokov), účtovné a daňové doklady – po dobu stanovenú právnymi predpismi (obvykle 10 rokov), údaje pre marketingové účely – do odvolania súhlasu alebo vznesenia námietky, logy a technické dáta – po dobu nevyhnutnú pre zabezpečenie a prevádzku systému.
4.2. Po uplynutí príslušných lehôt sú osobné údaje bezpečne vymazané alebo anonymizované.
5. Príjemcovia a spracovatelia osobných údajov
5.1. Osobné údaje môžu byť predané len týmto kategóriám príjemcov: poskytovatelia hostingových a IT služieb (server, cloud, zálohovanie), účtovníci a daňoví poradcovia, poskytovatelia platobných služieb (platobná brána), poskytovatelia e-mailových a komunikačných systémov.
5.2. Všetkým týmto subjektom predávame údaje len v nevyhnutnom rozsahu a na základe zmluvy o spracovaní osobných údajov, ktorá zabezpečuje zodpovedajúcu ochranu.
5.3. Osobné údaje nie sú predávané tretím stranám ani predávané neoprávneným subjektom.
6. Prenos osobných údajov do tretích krajín
6.1. Osobné údaje v zásade nespracúvame mimo územia Európskej únie / Európskeho hospodárskeho priestoru.
6.2. Ak by došlo k využívaniu služieb poskytovateľov so sídlom mimo EÚ/EHP (napr. niektoré cloudové či komunikačné služby), deje sa tak len v súlade s GDPR, t.j. na základe: rozhodnutia o zodpovedajúcej ochrane, alebo použitia štandardných zmluvných doložiek Európskej komisie.
7. Zabezpečenie osobných údajov
7.1. Osobné údaje chránime pomocou primeraných technických a organizačných opatrení, ktoré majú zabrániť ich strate, zneužívaniu, neoprávnenému prístupu, zmene alebo zničeniu.
7.2. Medzi tieto opatrenia patrí najmä: šifrované prenosy dát (HTTPS), obmedzený prístup k databázam (len oprávnené osoby), pravidelné aktualizácie systémov a zálohovanie, logovanie prístupov a bezpečnostných udalostí.
8. Vaše práva ako subjektu údajov
Máte najmä tieto práva: Právo na prístup – môžete požiadať o potvrdenie, či vaše osobné údaje spracúvame, a získať ich kópiu. Právo na opravu – ak sú údaje nepresné alebo neúplné, máte právo na ich opravu. Právo na výmaz ("právo byť zabudnutý") – v zákonom stanovených prípadoch môžete požadovať vymazanie údajov. Právo na obmedzenie spracovania – v určitých situáciách môžete požadovať obmedzenie spracovania. Právo na prenositeľnosť – u údajov spracovaných na základe súhlasu alebo zmluvy máte právo ich získať v štruktúrovanej podobe a/alebo ich predať inému správcovi. Právo vzniesť námietku – najmä proti spracovaniu na účely priameho marketingu alebo na základe oprávneného záujmu. Právo odvolať súhlas – ak je spracovanie založené na súhlase, môžete ho kedykoľvek odvolať.
Pre uplatnenie týchto práv nás môžete kontaktovať na: info@dokumentarna.cz.
9. Právo podať sťažnosť
Ak sa domnievate, že spracovanie vašich osobných údajov je v rozpore s právnymi predpismi, máte právo podať sťažnosť u dozorného úradu: Úrad na ochranu osobných údajov, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, Web: www.uoou.cz
10. Cookies
Tento web môže používať súbory cookies na zabezpečenie správneho fungovania, meranie návštevnosti a zlepšovanie služieb. Podrobnosti o používaní cookies sú uvedené v samostatnom dokumente Zásady používania cookies.
11. Záverečné ustanovenia
11.1. Tieto Zásady môžu byť Správcom priebežne aktualizované.
11.2. Aktuálna verzia je vždy zverejnená na webových stránkach Dokumentárna.cz.
11.3. Tieto Zásady nadobúdajú účinnosť dňom 16.11.2025.